本文來(lái)自于”湘江數(shù)評(píng)“公眾號(hào)，作者老楊，經(jīng)作者本人同意授權(quán)后發(fā)布
企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的難點(diǎn)其實(shí)不在技術(shù)環(huán)節(jié)，能用技術(shù)解決的問(wèn)題都不是問(wèn)題，關(guān)鍵還是在于應(yīng)用，因?yàn)橹挥邢到y(tǒng)真正應(yīng)用起來(lái)了數(shù)字化才有價(jià)值，但現(xiàn)實(shí)就是這種價(jià)值取得很難。
今天在甲方群內(nèi)某企業(yè)CIO提問(wèn)：如何讓業(yè)務(wù)部門(mén)規(guī)范使用系統(tǒng)?
在老楊看來(lái)這個(gè)問(wèn)題包含兩個(gè)方面的內(nèi)容：應(yīng)用與規(guī)范使用。
首先我們要解決如何要業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)用系統(tǒng)的問(wèn)題。
很多人可能會(huì)想當(dāng)然的認(rèn)為需求是業(yè)務(wù)部門(mén)提的，信息部門(mén)按要求采購(gòu)的軟件，業(yè)務(wù)部門(mén)就會(huì)想當(dāng)然的使用，其實(shí)在軟件應(yīng)用過(guò)程中總會(huì)有各種各樣的問(wèn)題出現(xiàn)，如果這些問(wèn)題處理不當(dāng)那么將直接影響軟件的應(yīng)用效果，甚至被業(yè)務(wù)部門(mén)瘋狂吐槽。那么如何讓業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)用起來(lái)?
有人會(huì)說(shuō)那非常簡(jiǎn)單，滿足業(yè)務(wù)部門(mén)的需求即可，但前提就是要控制好業(yè)務(wù)部門(mén)的需求并為此達(dá)成全面共識(shí)，將需求控制在一個(gè)可控范圍之內(nèi)，因?yàn)閷?duì)于大部分傳統(tǒng)企業(yè)的業(yè)務(wù)部門(mén)而言要么無(wú)需求，那么什么都想實(shí)現(xiàn)，且業(yè)務(wù)活動(dòng)是動(dòng)態(tài)的，而系統(tǒng)功能卻是固定的，所以在數(shù)字化轉(zhuǎn)型建設(shè)上就需要有一個(gè)“削足適履”的過(guò)程，問(wèn)題就在于業(yè)務(wù)部門(mén)會(huì)不會(huì)去適應(yīng)，這就要求信息部門(mén)在前期就要做好溝通工作，就數(shù)字化項(xiàng)目的實(shí)施范圍及既定的建設(shè)目標(biāo)達(dá)成一個(gè)共識(shí)，而不是任由其不斷發(fā)散，或應(yīng)用期間以系統(tǒng)不滿足需求而拒絕使用。
為什么業(yè)務(wù)部門(mén)會(huì)拒絕使用系統(tǒng)?原因可以歸納如下幾點(diǎn)：
第一，不喜歡被改變;
第二，系統(tǒng)過(guò)于透明;
第三，系統(tǒng)可能會(huì)削弱其在企業(yè)內(nèi)的影響力及權(quán)利;
第四，系統(tǒng)會(huì)削弱某些崗位在企業(yè)內(nèi)的競(jìng)爭(zhēng)力;
除了以上幾點(diǎn)原因，老楊認(rèn)為最關(guān)鍵的還是系統(tǒng)功能好不好用，操作界面是否友好，為什么一些管理軟件很難使用起來(lái)，一個(gè)很重要的原因就是系統(tǒng)界面設(shè)計(jì)的過(guò)于復(fù)雜，各種表格堆疊，各種復(fù)雜的權(quán)限控制，一打開(kāi)就讓業(yè)務(wù)部門(mén)眼花繚亂很難上手，這就不難解釋為什么企業(yè)上了系統(tǒng)，但業(yè)務(wù)部門(mén)更喜歡用Excel的原因，因?yàn)楹?jiǎn)單。所以信息部門(mén)的前期選型很重要，實(shí)施過(guò)程中的功能調(diào)試也同樣不能忽視。
那么解決了業(yè)務(wù)部門(mén)用不用的問(wèn)題，接下來(lái)信息部門(mén)要面對(duì)的就是如何用、用的好不好的問(wèn)題，這就涉及到一個(gè)應(yīng)用規(guī)范的問(wèn)題。為什么很多企業(yè)上了業(yè)務(wù)系統(tǒng)但核心的數(shù)據(jù)還保存在Excel里，為什么一些企業(yè)上了大數(shù)據(jù)報(bào)表系統(tǒng)而領(lǐng)導(dǎo)從來(lái)不看，反而還是喜歡業(yè)務(wù)部門(mén)呈報(bào)的表格，除了缺乏數(shù)據(jù)意識(shí)外，最重要的原因就是系統(tǒng)內(nèi)的數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性難以保障，難以為決策提供支持，這也是大部分傳統(tǒng)企業(yè)CIO們所頭痛的問(wèn)題： 如何做好系統(tǒng)的應(yīng)用規(guī)范管理。
一談及規(guī)范很多人都會(huì)想到用制度約束，但現(xiàn)實(shí)就是制度制定易執(zhí)行難，有多少公司的管理制度是流于形式，這個(gè)時(shí)候有人會(huì)反問(wèn)：如果制度能夠執(zhí)行下去呢?如果業(yè)務(wù)部門(mén)達(dá)不到規(guī)范要求就重罰，會(huì)不會(huì)更有效果?
老楊要說(shuō)的是：未必!
這種 重罰措施搞不好信息部門(mén)會(huì)被反噬!
為什么?
對(duì)于企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型建設(shè)而言大部分傳統(tǒng)企業(yè)的業(yè)務(wù)部門(mén)都是被動(dòng)式接受，除非有非常痛的業(yè)務(wù)痛點(diǎn)需要借助系統(tǒng)來(lái)解決，一般來(lái)說(shuō)他們不會(huì)主動(dòng)擁抱數(shù)字化，而信息部門(mén)在企業(yè)內(nèi)的地位與影響力一般都較弱，且無(wú)權(quán)力去改善，業(yè)務(wù)部門(mén)可以輕松的用一句“系統(tǒng)不好用”來(lái)拒絕使用，但信息部門(mén)如果用罰款的方式去強(qiáng)推系統(tǒng)，勢(shì)必會(huì)引起業(yè)務(wù)部門(mén)的激烈反對(duì)，然系統(tǒng)并不是完美的，業(yè)務(wù)部門(mén)隨便找?guī)讉€(gè)功能缺陷足可以讓信息部門(mén)鎩羽而歸，正所謂強(qiáng)勢(shì)不成被反噬!
那么有沒(méi)有解決之道?
肯定是有的。
信息部門(mén)想規(guī)范系統(tǒng)的使用行為，那么必然依賴于制度，那么在制度里必然也要注明相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，這就是規(guī)范化的依據(jù)，比如數(shù)據(jù)的填寫(xiě)規(guī)范、數(shù)據(jù)的及時(shí)性、完整性要求、用戶登錄系統(tǒng)的活躍度、功能的應(yīng)用率等等，作為考評(píng)的依據(jù)，那么制度有了如何確保順利執(zhí)行呢?
借用某企業(yè)CIO的上中下三策：
上策：用流程作為卡點(diǎn);還需是關(guān)鍵流程卡點(diǎn)，比如在付款節(jié)點(diǎn)，滿足不了數(shù)據(jù)完整性的要求可退回拒絕支付;
中策：監(jiān)督通報(bào);可聯(lián)合企業(yè)審計(jì)部門(mén)對(duì)系統(tǒng)應(yīng)用情況進(jìn)行聯(lián)合檢查，對(duì)未按要求應(yīng)用系統(tǒng)的用戶及部門(mén)進(jìn)行通報(bào)批評(píng)，建議條件允許的企業(yè)多獎(jiǎng)少罰;
下策：求業(yè)務(wù)部門(mén)用;所謂的“求”并非低三下四，而是需要良好的溝通技巧，以此改變業(yè)務(wù)部門(mén)對(duì)數(shù)字化的認(rèn)知、配合度、用起來(lái)。
綜上所述，數(shù)字化系統(tǒng)的應(yīng)用推廣需要的是藝術(shù)，而非用制度政策去強(qiáng)推、強(qiáng)壓，激化內(nèi)部矛盾，最后老楊將此策略總結(jié)如下：
制度寫(xiě)出來(lái)
應(yīng)用規(guī)范定出來(lái)
通知發(fā)出來(lái)
業(yè)務(wù)部門(mén)溝通起來(lái)
審計(jì)部門(mén)聯(lián)合起來(lái)
服務(wù)聯(lián)動(dòng)起來(lái)
獎(jiǎng)罰落實(shí)起來(lái)
通報(bào)發(fā)出來(lái)
最后系統(tǒng)用起來(lái)
